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【もう苦しまない】プレゼン資料のかんたんな作り方

疑問

 

2週間後までと指示を受けたプレゼン資料を仕上げないといけないのだけど、アタマの中で堂々巡りしていて、手が動きません。とても苦しいので、何とかならないかな?

 

僕自身、慣れるまでは、パワーポイント恐怖症、みたいな感じでしたが、かんたんに作成できる方法、流れを知ってからは、堂々巡りすることなく、スイスイと作れるようになりました。これを読めば、もう、プレゼン資料作成で苦しまなくて済みますよ。

くりさん

 

結論:次の3つだけやればいいです。テンプレを使うこと。上司(依頼者)に質問すること。デザインで消耗しないこと。

 

アドバイス

僕自身、28歳の時に、新聞社からITベンチャーに転職したのですが、新聞社時代にはパワーポイントなど扱ったこともなければ、まともにプレゼンテーションした経験もなかったので、ITベンチャーに入って、同僚がすいすいとパワポを扱うかたわらで、苦しい思いをしました。

翌日の提案資料が作れず、会社で朝方まで、あーでもない、こーでもない、とうなっていたのですが、何も生まれませんでした。

結局は、翌日、先輩社員にしかられながらも、客先では、簡単なメモ程度の資料で商談を済ませたのですが、その後、沢山の経験をして、苦手意識がなくなりました。

今回、その具体的方法をお教えします。

すごく気持ちがラクになりますよ。

 

プレゼン資料に関する悩み、苦しむ3つの問題と、解決方法

解決方法

堂々巡りだけして、無駄に時間が過ぎて行く⇒プレゼン資料のテンプレを使いましょう(超重要)

 

一般的な会社員のプレゼン資料って、別に、独創性とかクリエイティビティは不要なんです。

テンプレート、型があるので、イメージとしては、

テンプレートの空欄部分に必要事項を入力していくだけ

 

これで、完成しちゃうのですが、苦しんでいる人ほど、アタマの中であーでもない、こーでもない、と堂々巡りして、消耗し、苦しむわけですね。

 

プレゼン資料のテンプレート

1)タイトル:資料のタイトル (例:新商品販売計画案)

2)自己紹介:名前や簡単な経歴など  (社内資料なら、ほとんど不要)

3)アジェンダ:これから話すことの流れをさらっと箇条書きにする

4)課題:問題を共有してもらう、課題を提示 する

5)解決策:課題に対する解決策 を提示する

6)商品やサービスの説明:解決策で取り入れたい商材やサービスを紹介

7)利用メリット:商品やサービスを利用するメリット

8)コスト、デメリット

9)根拠:事例や実績など、メリットを裏付ける事実

10)喚起:聞き手の行動を促すメッセージ

11)まとめ

これはフルバージョンですので、例えば、新製品を出す必要性は、既に、社内共有済みであれば、課題認識のページはさらっと書けば良く、この部分に時間をかけて、リサーチする必要は無いわけです(このような作業に時間を使って、サービス残業するのは、無駄、です)。

 

資料を作る意図、目的がいまいちわからず、手が動かない⇒上司(依頼者)に質問して情報を集めましょう 

 

上司から、”よろぴくー”みたいに指示されて、わかりました、と答えたけれども、いざ、プレゼン資料作成だ!と思ったら、何を書けばいいのかわからない、というパターンもあります。僕自身もありました。

上司が言葉足らずな場合が多々ある(もう、分かっているだろう、という誤解)のですが、このような状態では、プレゼン資料の要件定義が明確になされていないので、作成していても、途中で、アタマの中で堂々巡りがはじまり、苦しむことになります。

知り合いの優秀な広告マンが、こう言っていました。

プレゼンなんて、何も難しいことはなくて、それよりもオリエン(広告主による説明)の時に、あいまいな部分を聞いて、クリアにしておくことがキモだよ

これ、真理です。

要件定義が不明瞭なのに、論旨がしっかりしたプレゼン資料を作れるわけがないのです。

上司への質問方法の詳細は、後で説明します。

 

綺麗なデザインを追い求めて消耗する⇒10年前までと異なり、パワポの技術競争は不毛になりました。

かつては、凝ったデザインやアニメーションで、あっと言わせる手法が有効でしたが、最近はシンプルなプレゼンが主流です。

GAFAなどの超大企業のプレゼンがまさにそうですね。

ですから、シンプルなもので十分ですし、ココナラ等に外注も出来ます。

絶対に、ゼロから、綺麗な表とかパーツを自作しようと考えないことですね。

プレゼン資料を作る前から、デザインをどうしようと、僕自身、かつては悩み苦しみましたが、全く不毛ですね。

デザインをどうするかの詳細は、後で説明します。

 

かんたんにプレゼン資料を作る実践的方法、3つの手順

成功への道

骨格のテンプレートに基づき、作成指示をしてきた上司に質問し、曖昧な部分を解消する

テンプレの項目ごとに質問していけばいいです。

上司に聞くなら、メールではなく対面かビデオ通話がいいですね。

上司の立場としては、メールにひとつひとつ返信するよりも、言葉で返事する方が簡単ですし、質問する側も、色々な角度から聞くことにより、あいまいさがなくなります。

仮に指示内容が、

 

自社ECサイト立ち上げ

 

だとしたら、上司への質問は、

・課題は、既存のオフライン店舗および、楽天経由の売上が減少しているから、新たな販売チャネルを作る必要がある、ですよね?

みたいに聞けばいいです。

上司の側も、その上司の部長から指示されたのを丸投げしている場合もあるのですが、このように質問されると、直属の上司自身の思考整理にも役立ちますし、方向性がズレていたら、ここで修正ができて、無駄な作業にならないというメリットもあります。

まとめに、その場で、項目(課題)ごとの要約を伝えて、間違っていないか、確認すれば、完璧ですね。

※こういう風に要所要所で、やっていることを報告してくれる部下を上司は重用するものです。安心して仕事を任せられるから、ですね。

 

プレゼン資料のテンプレートに、上司への質問で集めた情報を”入力”していく

上司に質問した時のメモを見て、”入力”するだけですから、驚くほど時間がかかりません。

多くの人の場合、これをやらないで、パワーポイントを開いてうんうん、唸るのですが、これでは苦しいだけです。

ここで、裏付けのためのデータがあったら、挿入していけば良いです。

なお、この段階では、細かいデザインを工夫することは一切考えず、骨格作りに集中しましょう。

ざっくり出来上がったら、上司に途中経過として報告しましょう。

デザインを工夫する(必要な場合)

くれぐれも、デザインにこり過ぎて、時間を使うのはやめましょう。

最近では無料で沢山のパワーポイント用の素材サイトからダウンロードできます。

無料のパワーポイント素材集 

使えそうなものがあったら、ダウンロードして、少しだけ加筆修正すればオッケーです。

 

現在の力量では、骨格作りも難しいです⇒ココナラで外注しましょう

bymyself

かつては、こんな便利なサービスはなく、僕自身、ひとりでアタマを抱えて悶々としていたものですが、今では、ココナラに登録しているフリーランラーに外注すれば良い時代になりました。

ページ2千円〜が相場ですが、プレゼン資料に堂々巡りして苦しむよりは、たとえ自腹でも数千円程度支払って、ラクする方がコスパ良い生き方です。

そして、数回、頼んだら、そのテンプレートを再利用して、真似て自作することも、次第に出来るようになりますよ。

 

 

なお、外注する場合でも、出来れば、骨格までは作った方が、フリーランスの方とのやりとりがスムーズで、納期も短く、かつ、料金も安くなります。

(しんどい場合は、ゼロからお願いしてもオッケーです。)

TVCMで話題の【ココナラ】無料会員登録はこちら

秘密情報や社名は空白にして、発注しましょうね。

 

まとめ:典型的なパターン、テンプレートをおさえれば、その後はイージーゲームですよ

新製品販売計画

新規イベント案

コスト削減案

みたいな感じで、ビジネスで要求されるプレゼン資料のパターンは、だいたい決まっていますので、一度、3から5パターンくらい作っておけば、次からは、それを上書きしていくだけで完成するようになります。

 

そして、副産物として、口頭の商談、打ち合せの時にも、アタマの中にプレゼン資料の骨格がクリアに浮かんできて、流れるように説明できるようになりますよ。

 

ビジネストークの王道の流れ

  • 現状認識
  • 解決策
  • 商品、サービス説明
  • メリット、デメリット(コスト)
  • 根拠、実績(他社の導入事例)
  • 利用喚起(期間限定プロモーションの紹介、など)

ビジネスYouTuber で、台本なさそうなのに、すごくトークが分かり易い方がいますが、要は、こういった、王道の流れで提案作りとプレゼンを千本ノックみたいに場数を踏んでいるから、出来るのです。

 

今回は以上ですが、少しでもお役にたって、苦しみが減ればうれしく思います。

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